BRC — Apa Itu Admin Officer? Berikut Definisi, Manfaat, Tanggung Jawab dan Skill — Hampir semua perusahaan pasti memiliki petugas administrasi atau admin officer. Bahkan, dapat dikatakan, admin officer adalah bagian penting dari operasional perusahaan.
Bagaimana tidak? Biasanya, admin officer adalah orang yang sering menjawab panggilan telepon, menjadwalkan pertemuan para manajer dan atasan, hingga menyiapkan laporan, serta mengarsipkan dokumen.
Tanpa admin officer, mungkin pengelolaan arsip dan laporan dapat terkendala. Maka itu, perusahaan sangat membutuhkan dukungan administratif dari para petugas admin.
Apa itu admin officer?
Admin officer adalah sebuah profesi yang bertindak sebagai titik kontak bagi semua karyawan dalam hal dukungan administratif dan mengelola dokumen.
Tugas utama admin officer adalah mengelola barang inventaris kantor, menyiapkan laporan keuangan, dan mengatur catatan arsip perusahaan.
Jika kamu sudah berpengalaman sebagai admin officer atau tugas administratif lainnya, tentu sudah memahami sejumlah tugas dan deskripsi pekerjaannya.
Manfaat admin officer bagi perusahaan
Manfaat atau peran penting admin officer adalah untuk mengorganisir dan mengawasi penanganan administrasi agar berjalan dengan baik.
Admin officer adalah orang yang bekerja sama dengan pihak manajerial untuk meninjau perusahaan dan menemukan cara memaksimalkan proses internal perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab admin officer
Admin officer adalah orang yang berperan penting mengelola tugas administratif sehari-hari perusahaan atau organisasi. Tugas dan tanggung jawab admin officer adalah sebagai berikut.
1. Menyambut dan menangani keluhan pengunjung — Setiap hari, admin officer dapat bertemu langsung dengan pengunjung, tamu, maupun pelanggan.
Terkadang, mereka juga mengarahkan serta menjawab pertanyaan lewat telepon untuk menangani keluhan pelanggan dengan cara sopan dan profesional.
2. Mengelola peralatan kantor — Tugas selanjutnya seorang admin officer adalah memastikan barang persediaan kantor terpelihara dengan baik.
Mulai dari memeriksa barang inventaris, peralatan tulis, perlengkapan kantor, hingga bekerja sama dengan vendor. Terutama jika ada barang atau perlengkapan yang dibutuhkan setiap saat, admin officer adalah orang yang bertugas menghubungi vendor tersebut.
3. Penanganan dokumen — Tanggung jawab dan tugas lainnya dari admin officer adalah menangani pengiriman laporan atau berkas antar departemen.
Terkadang, admin officer juga perlu bepergian ke luar kota atau kantor cabang perusahaan untuk mengirimkan laporan dan file. Selain itu, tugas admin officer adalah memastikan kerahasiaan dan keamanan file serta sistem pengarsipan.
4. Mengatur jadwal — Dalam hal mengelola pertemuan atau meeting, tugas admin officer adalah mengoordinasikan jadwal dan mengirimkan memo atau laporan. Sehingga, semua karyawan dapat mengetahui berita atau informasi perusahaan yang diperlukan.
5. Operator mesin faks/printer — Hampir setiap hari tugas admin officer adalah berkaitan dengan operasional perlengkapan kantor. Admin officer harus bisa mengoperasikan peralatan mesin fotokopi, mesin faks, printer, dan sebagainya.
Skill dan kualifikasi admin officer
Petugas admin atau admin officer adalah orang yang memiliki keterampilan dan kualifikasi seperti berikut.
1. Skill manajemen waktu — Skill pertama dari admin officer adalah keterampilan mengelola waktu dan mengorganisir jadwal kerja dengan baik.
Setiap hari, tugas administratif harus diselesaikan tepat waktu dan berulang setiap bulan. Maka itu, admin officer harus mengelola waktu dengan baik untuk setiap pekerjaannya, bahkan harus menguasai skill multitasking dalam waktu bersamaan.
2. Pembukuan dasar — Berikutnya, keterampilan seorang admin officer adalah memahami pembukuan atau akuntansi dasar, terutama dalam hal hutang-piutang.
Saat ini, sudah ada banyak program perangkat lunak atau aplikasi akuntansi yang membantu menangani tugas administratif setiap bulan.
3. Menguasai program pengolah kata — Seperti yang kamu mungkin sudah menduga, skill selanjutnya dari admin officer adalah menguasai program pengolah kata.
Biasanya, admin officer dapat mengetik minimal 60 kata per menit dengan sedikit kesalahan, atau bahkan tanpa typo sama sekali. Contoh program pengolah kata seperti Microsoft Word.
Gaji admin officer
Di Indonesia sendiri, rata-rata gaji seorang admin officer adalah kisaran Rp3 juta sampai Rp4 jutaan. Akan tetapi, kisaran angka tersebut masih bisa lebih tinggi, tergantung pada bidang, jenis, dan skala perusahaan.
Contohnya, gaji admin officer di bagian logistik, tentunya berbeda dengan gaji admin officer di perusahaan travel atau institusi pendidikan.
Sebab, semakin banyak tanggung jawab yang diberikan, semakin besar pula penghasilan atau gaji yang diperolehnya.