BRC — Apa Itu Staf Administrasi? Tugas dan Tanggung Jawab, Skill-set, dan Kisaran Gaji di Tahun 2022 — Tertarik menjadi seorang staf administrasi? Sebagai staf administrasi, biasanya kamu akan melakukan banyak hal berkaitan dengan administrasi, termasuk membuat laporan, penjadwalan, pengarsipan, hingga penggajian.
Staf administrasi pun dituntut untuk memiliki skill multitasking mulai dari menganalisis data, serta menemukan solusi dari masalah yang dihadapi.
Staf administrasi yang baik umumnya memiliki skill komunikasi, sertifikasi administrasi, serta teliti dalam mengerjakan tugasnya.
Nah, berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab, skill-set, dan kisaran gaji staf administrasi di tahun 2022.
Definisi staf administrasi
Secara umum, staf administrasi adalah orang yang bertugas melakukan kegiatan pembukuan dan penjadwalan mingguan karyawan. Staf administrasi menjadi titik kontak bagi semua karyawan.
Secara berkala, staf administrasi akan menyiapkan laporan, mengelola stok perlengkapan kantor, serta memperbarui database perusahaan sebagaimana mestinya.
Pada intinya, staf administrasi adalah karyawan yang bertugas menyelesaikan masalah administrasi dengan mengkoordinasikan persiapan laporan dan mencari solusinya.
Tugas dan tanggung jawab staf administrasi
Berikut adalah contoh tanggung jawab dan tugas staf administrasi yang umum dilakukan di kantor.
1. Mengisi data — Seorang staf administrasi perkantoran umumnya memiliki tugas utama mengisi data-data yang berkaitan dengan perusahaan. Misalnya, catatan kinerja karyawan, kegiatan penting kantor, dan lainnya.
2. Menangani panggilan telepon — Staf administrasi juga memiliki tugas untuk menjawab panggilan masuk yang berhubungan dengan sistem administrasi.
Misalnya, telepon dari mitra perusahaan, konsumen, atau mereka yang memiliki keperluan tertentu dengan perusahaan.
3. Manajemen file — Mengurus data penting berupa file menjadi tugas selanjutnya dari seorang staf administrasi.
Pengarsipan berkas atau file ini adalah aset perusahaan yang harus disimpan dengan baik bila perlu digandakan untuk kepentingan kantor.
Berkas ini bisa berisi aset-aset confidential atau berkaitan dengan data pelanggan dan mitra perusahaan.
4. Mengelola agenda — Selanjutnya, tugas staf administrasi adalah mengurus agenda kantor. Mulai dari agenda yang sebatas urusan internal, hingga yang berhubungan dengan perusahaan lain.
Skill-set yang harus dimiliki oleh seorang staf administrasi
Agar bisa menjadi seorang staf administrasi, berikut ini skill yang umumnya perlu dipelajari.
1. Skill komunikasi — Staf administrasi menjadi salah satu bagian penting sebagai komunikator perusahaan. Sebab, staf administrasi juga terhubung ke mitra atau pihak eksternal melalui panggilan telepon.
Selain menjawab panggilan telepon, staf administrasi juga perlu mengatur janji dan mengelola jadwal rapat para staf eksekutif.
2. Skill pengolah kata — Skill lainnya yang perlu dikuasai adalah hard skill seperti software pengolah kata. Misalnya, Microsoft Word atau Office Word, dan lainnya.
Seringkali, staf administrasi akan membuat atau mengetik berbagai dokumen penting. Termasuk, membuat proposal, membuat laporan penjualan, bahan materi presentasi, dan lainnya.
3. Skill mengelola perlengkapan kantor — Bila perlengkapan alat tulis atau persediaan sehari-hari kantor habis, staf administrasi akan membeli untuk menyetok ulang.
Umumnya, staf administrasi sudah memiliki supplier atau pemasok yang bermitra dengan perusahaan untuk membantu menyediakan kebutuhan kantor. Seperti alat tulis kantor, kopi, teh, gula, persediaan di pantry, toiletries (perlengkapan toilet), dll.
4. Skill numerik/perhitungan — Perusahaan tertentu membutuhkan bantuan staf administrasi dari departemen keuangan untuk mengelola penggajian.
Maka itu, salah satu skill yang harus dikuasai adalah keahlian menghitung atau numerik. Proses payroll atau penggajian harus dilakukan tepat waktu secara berkala setiap bulan.
Karena itu, staf administrasi dapat membantu menghitung, mengumpulkan, serta memasukkan data karyawan yang relevan dengan proses penggajian.
Kisaran gaji staf administrasi di tahun 2022
Sebenarnya, gaji staf administrasi akan berbeda-beda di tiap perusahaan. Namun, rata-rata gaji staf administrasi di Indonesia berada di kisaran Rp72 jutaan per tahun.
Sementara, bagi staf administrasi yang sudah level senior atau berpengalaman, bisa memperoleh gaji yang lebih tinggi di kisaran Rp122 jutaan per tahun.
Jadi, bila dikalkulasikan hitungan bulan, kisaran gaji staf administrasi berada di angka Rp3 jutaan sampai Rp7 jutaan. Bahkan, bisa lebih dari itu untuk perusahaan multinasional.